Anforderungen des Finanzamtes an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Beim Fahrtenbuch handelt sich um einen Eigenbeleg des Unternehmers zum Nachweis, welche Fahrten betrieblich veranlasst waren. Da es keine gesetzlichen Regelungen hinsichtlich der Führung eines Fahrtenbuches gibt, haben Finanzverwaltung und Rechtsprechung hierzu sehr strenge Regeln aufgestellt, die das Finanzamt im Einzelfall auch streng anwendet. Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen diesen Teilbereich des Rechnungswesens vernachlässigen. Im Falle einer Betriebsprüfung kann diese Nachlässigkeit unangenehme, finanzielle Folgen nach sich ziehen. Die wichtigsten Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch haben wir für Sie zusammengestellt:
1. Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein.
Nach der Rechtsprechung des BFH müssen die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch in einer gebundenen oder zumindest in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden, so dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest als solche erkennbar sind. Eine lose Ansammlung einzelner Daten ohne äußeren Zusammenhang ist daher schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch.
Ein elektronisches Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch mittels Excel ist daher nicht ausreichend. Das Gleiche gilt für ein Fahrtenbuch in Form einer Ansammlung loser Blätter.
2. Das Fahrtenbuch muss fortlaufend geführt werden.
Das Fahrtenbuch muss ohne Unterbrechungen für ein ganzes Jahr geführt werden. Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch für einen repräsentativen Zeitraum sind nicht ausreichend. Die Fahrten müssen geordnet und in der zeitlichen Reihenfolge im Fahrtenbuch erfasst werden.
3. Die einzelnen Fahrten müssen zeitnah erfasst werden.
Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Ein Fahrtenbuch ist nicht mehr ordnungsgemäß, wenn es unregelmäßig anhand von losen Notizen geführt wird.
4. Genaue Dokumentation betrieblicher Fahrten.
Insbesondere betriebliche Fahrten müssen äußerst sorgfältig erfasst und dokumentiert werden. Folgende Eintragungen sind dabei mindestens erforderlich: amtliches Kennzeichen, Datum der betrieblichen Fahrt, Startort, Reiseziel, und Reisezweck.
Wird eine betriebliche Fahrt durch eine privat veranlasste Nutzung unterbrochen, muss dies im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Hierzu ist der Kilometerstand bei Abschluss der betrieblichen Fahrt zu erfassen. Die Fortsetzung der betrieblichen Fahrt nach privater Nutzung ist also als neue Fahrt im Fahrtenbuch zu erfassen. Alle Angaben im Fahrtenbuch müssen aus sich heraus verständlich und nachvollziehbar sein.
Es ist jedoch zulässig, Abkürzungen zu verwenden, wenn die entsprechenden Kürzel entweder aus sich heraus verständlich oder auf einer mit dem Fahrtenbuch fest verbundenen Anlage näher erläutert sind.
5. Vollständige Erfassung aller Fahrten.
Sämtliche Fahrten mit dem Fahrzeug müssen vollständig und lückenlos im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Hierzu muss jede einzelne Fahrt eingetragen werden, untergliedert nach betrieblicher bzw. privater Veranlassung. Daher ist eine strikte Trennung zwischen betrieblich veranlassten Fahrten, Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb erforderlich.
Im Infocenter auf unserer Homepage haben wir ein Merkblatt zu diesem Thema bereitgestellt.
