GoBD kompakt
Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gibt in mehr als 180 Textziffern Vorgaben rund um die organisatorische und technische Durchführung der Buchhaltung. Im folgenden Artikel haben wir die wesentlichen Eckpunkte der GoBD zusammengefasst und dargestellt.
Zeitgerechte Erfassung in Grundbuchaufzeichnungen
Für Bareinnahmen und –ausgaben gilt eine strenge Pflicht zur täglichen Erfassung in Kassenbüchern bzw. Kassenabrechnungen. Diese Verpflichtung ist unabhängig von der verwendeten Kasse (offene Ladenkasse, Registrierkasse, EDV-Kassensystem) zu beachten. Auch beim Einsatz von Software- Kassenbüchern für die Grundbuchaufzeichnungen muss die Erfassung von baren Geschäftsvorfällen täglich erfolgen.
Aber auch unbare Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend und zeitnah erfasst werden. Laut GoBD ist jede nicht durch betriebliche Verhältnisse zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Entstehung eines Geschäftsvorfalls und Erfassung in den Grundaufzeichnungen als bedenklich einzustufen. Jedoch sind Zeitspannen von bis zu 10 Tagen in der Regel unbedenklich.
Eine weitere Orientierungsgröße wird in den GoBD für Waren- und Kostenrechnungen genannt. Rechnungen, die nicht binnen 8 Tagen beglichen werden, müssen mit Ihrer Kontokorrentbeziehung (kreditorisch) innerhalb dieser 8 Tage erfasst werden.
Geordnete Belegablage
Sofern die Buchungsbelege nicht innerhalb der angegeben Fristen in einem IT-System erfasst werden, können die Anforderungen an die sogenannte Grundbuchaufzeichnungsfunktion auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Ablage erfüllt werden. Der Prozess muss klar geregelt und dokumentiert sein. Bei einer IT-gestützten Ablage sollten das verwendete Verfahren, das Ordnungssystem und die Zugriffsrechte definiert werden. Die systematische Ablage in einem Aktenorder ist aber grundsätzlich ausreichend.
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) laut GoBD mit dem Zeitpunkt der Erfassung (egal, ob auf dem Papier oder in einem IT-System) als unveränderbar. Dies gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
Bei Buchungssätzen lassen die GoBD weiterhin eine „Vor- oder Stapelerfassung“ zu, die eine Kontrolle, ggf. Korrektur und Autorisierung durch die dafür vorgesehene Person ermöglicht. Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall erst dann als gebucht, wenn er endgültig bzw. festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt.
Die GoBD erfordern eine Festschreibung der Buchungssätze spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats. Bei zweckorientierter Auslegung dieser Anforderung sollte der Festschreibezeitpunkt mit dem Termin der Umsatzsteuervoranmeldung zusammenfallen, weil in diesem Zuge die Daten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden.
Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen
Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Dokumente sind unverändert zu archivieren. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Gleiches gilt für Datensätze, z. B. bei Schnittstellen zwischen verschiedenen EDV-Systemen. Es gilt der Grundsatz: Einmal digital – immer digital! Eine ausschließliche Aufbewahrung von ursprünglich elektronischen Belegen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
Für weitere Informationen rund um das Thema GoBD können Sie sich im Infocenter auf unserer Homepage unseren Businessworkshop-Vortrag herunterladen.
