Reisekosten: Unentgeltliche Verpflegung
Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich Mahlzeiten so ist zu unterscheiden:
Kann der Arbeitnehmer zusätzlich eine Verpflegungspauschale geltend machen (bei Dienstreisen über 8 Stunden Abwesenheit), so ist diese typisierend um einen auf die Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bezogenen Pauschalsatz zu kürzen, konkret um 20 Prozent für ein Frühstück- entspricht 4,80 Euro- und um 40 Prozent jeweils für Mittag- und Abendessen- entspricht 9,60 Euro. Der Sachbezugswert kann nicht angesetzt werden. Die Verpflegungspauschale kann maximal auf 0 gekürzt werden. Dieser Grundsatz gilt auch bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder einem Arbeitsessen. Auch in diesen Fällen muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden.
Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale geltend machen (bei Dienstreisen unter 8 Stunden Abwesenheit oder wenn die Drei-Monats-Frist abgelaufen ist), so kann der amtliche Sachbezugswert angesetzt werden. Dieser beträgt für ein Frühstück 1,67 Euro (2015: 1,63 Euro) und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 3,10 Euro (2015: 3,00 Euro).
Zur Frage, wann eine arbeitgeberseitig gewährte Mahlzeit vorliegt, enthalten die Lohnsteuerrichtlinien 2011 die folgenden Voraussetzungen:
Danach genügt es für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung, dass der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit (oder doppelte Haushaltsführung) verrichtet, die Mahlzeit (also jede einzelne) keinen höheren Verkehrswert als 60 Euro inkl. USt hat, und die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.
Die dienstliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Arbeitgeber Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt. Davon ist regelmäßig auszugehen, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Wie die Rechnung beglichen wird, ist unerheblich. Ferner kann auch der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst bestellen; selbst eine telefonische Order genügt. Schließlich ist auch eine Bestellung nach Reiseantritt – z. B. erst im Hotel – möglich.
Für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber veranlasst, muss beim Arbeitnehmer ein „M“ auf die Jahreslohnsteuerbescheinigung eingetragen werden.
Hinweis: Das Bundesfinanzministerium hat die Übergangsregelung der Randziffer 92 des BMF-Schreibens zum Reisekostenrecht vom 24. Oktober 2014 (abrufbar über die seitliche Linkleiste) bis zum 31. Dezember 2017 verlängert. Hiernach ist eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht erforderlich, sofern das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfrei gezahlten Vergütungen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat.
In dem Fall, dass der Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise im Hotel ein Frühstück vom Arbeitgeber ersetzt bekommt, gilt Folgendes: Werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises (Hotelrechnung) geltend gemacht, ist zu beachten, dass die in einer Hotelrechnung gesondert ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Soweit das Frühstück dennoch dem Arbeitnehmer ersetzt wird, bedeutet dies, dass es grundsätzlich nach den oben genannten Grundsätzen lohnversteuert werden muss. Das Gleiche gilt, wenn in der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück oder ggf. auch Mittag-/Abendessen ausgewiesen und sich daher der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt. Auch hier wird die Verpflegungspauschale für ein Frühstück um 4,80 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen um 9,60 Euro gekürzt.
Hinweis: Auch Mahlzeiten während Flugreisen oder im Zug oder Schiff führen zur Kürzung der Verpflegungspauschale. Chipstüten, Salzgebäck, Schokowaffel, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien erfüllen die Kriterien einer Mahlzeit hingegen nicht und führen nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschale.
