Spezialthema: Ordnungsgemäße Durchführung einer Inventur
Gemäß § 240 I und II HGB hat jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen, d. h. ein vollständiges Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände und Schulden anzulegen. Um ein solches Verzeichnis erstellen zu können, sind die Bestände zunächst aufzunehmen, d. h. es ist eine Inventur durchzuführen. Eine Inventur besteht in der Erfassung aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dazu zählen auch Gegenstände des Anlagevermögens, aber auch Software, fertige und unfertige Erzeugnisse. Neben der körperlichen Bestandsaufnahme ist vor allem für Forderungen und Schulden eine Buchinventur sinnvoll.
Es sind verschiedene Arten der Inventur zulässig: die Stichtagsinventur (am letzten Tag des Geschäftsjahres), die ausgeweitete Stichtagsinventur (innerhalb eines Zeitraums zehn Tage vor oder nach dem Abschlussstichtag) und die zeitlich verlegte Inventur, welche innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Stichtag stattfindet. Am Tag der Inventur selbst ist zu beachten, dass die Produktion und der Lagerverkehr ruhen. Sollten Lagerbewegungen aus zwingenden Gründen doch durchgeführt werden müssen, sind betroffene Vorräte separat zu lagern und zu kennzeichnen.
Bei der Personalplanung gilt, dass ein Inventurleiter eingesetzt wird, welcher verantwortlich ist für die Einweisung der Zählteams, die Durchführung der Bestandszählungen, die Überwachung des Eingangs der erfassten Daten sowie die Durchführung von Kontrollzählungen bei wesentlichen Abweichungen zwischen den Beständen laut Zählung und Buchhaltung. Die Zählteams bestehen aus je Zähler und Schreiber, wobei stets ein fachkundiger und ein nicht in der Materialabwicklung tätiger Mitarbeiter ein Team bilden sollten. Der Inventurleiter ist verantwortlich für die Einweisung des Personals bzgl. des zeitlichen Ablaufs der Bestandsaufnahme, der Vorgehensweise bei der Zählung, des Ausfüllens der Zählblätter und der räumliche Vorbereitung der Lagerorte. So sind die Lagerräume aufzuräumen und zu säubern, Abfälle und Ausschuss vor der Inventur zu entsorgen und veraltete oder beschädigte Vorräte entsprechend zu kennzeichnen. Das gleiche gilt für Fremdbestände und Kommissionsware sowie Warenein- und Ausgänge am Inventurstichtag.
Für die Durchführung der Inventur selbst ist zu beachten, dass die Zählblätter durch Inventurleiter zu übergeben sind und sicherzustellen ist, dass sie fortlaufend durchnummeriert sind und die Zählteams deren Empfang quittieren. Im Idealfall enthalten die Aufnahmeblätter lediglich Spaltenüberschriften als Vorgabe für die zu jedem Artikel aufzunehmenden Informationen. Es können jedoch für jeden Lagerort die Artikelnummer und Artikelbezeichnung der dort befindlichen Vorräte auf den Aufnahmeblättern vorgedruckt werden. Da die Zählungen systematisch entsprechend der räumlichen Reihenfolge der Lagerorte vorzunehmen sind, sollten die Einträge auf vorgedruckten Zählblättern daher in Überein-stimmung mit der räumlichen Anordnung der Lagerorte und Regalfächer stehen. Die Aufnahme nach Artikelnummern birgt die Gefahr, dass die Inventur nicht vollständig erfolgt. In keinem Fall ist es angeraten, auch die laut Lagerbuchführung vorhandenen Sollmengen anzugeben.
Letztlich durch die Zählteams aufzunehmende Informationen sind der Lagerort (Regal / -fachnummer), die Artikelnummer / -bezeichnung oder sonstige eindeutige Identifizierung sowie die Menge / Mengeneinheit (Stück, Kilogramm, Liter). Die Menge selbst ist durch Zählen, Messen, Wiegen und – soweit erforderlich – durch Schätzen zu ermitteln. Ungeöffnete Packungen sind stichprobenweise zu öffnen und auf den vollständigen und richtigen Inhalt hin zu überprüfen. Zählen gleichartiger zahlreicher Kleinwaren wie z. B. Schrauben, Nägel, Nieten, etc. kann durch Wiegen ersetzt werden. Aufgenommene Vorräte sind durch farbige Aufkleber zu kennzeichnen und Aufzeichnungen in den Zählblättern sind mit radierfestem Schreibgerät vorzunehmen. Eine Entwertung von Leerzeilen oder Leerseiten ist erforderlich, um nachträgliche Einträge zu verhindern.
Nach der Inventurauswertung sind Gründe für die Abweichungen zu ermitteln und anzugeben Soweit die Neuaufnahme zu einer Änderung der Zählergebnisse führt, sind die geänderten Ergebnisse in die Lagerbuchführung einzugeben. Anschließend ist eine endgültige Bestandsliste auszudrucken. Alle Inventurunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren.
