Digitalisierung – Was steckt dahinter?
Der Begriff der Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen. Er kann die Nutzung von digitalen Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen, die Umwandlung in elektronische Medien oder auch die Autonomisierung, Flexibilisierung und Individualisierung bedeuten. So schließt Digitalisierung auch die digitale Nutzung digitaler Daten ein.
Die Digitalisierung hat bereits zu verschiedenen Umwälzungen geführt. Angefangen von der Vereinfachung von Kopier- und Distributionsmöglichkeiten bis hin zur Veränderung der Arbeitswelt. Entwicklungen wie das Internet der Dinge und der 3D-Druck, Künstliche Intelligenz (KI), Big Data und Cloud Computing erlauben vorher nicht gekannte Aktivitäten und Analysen. Neue Ein- und Ausgabegeräte und neue Verfahren wie die Datenbrille bzw. die Virtual-Reality-Brille und die Gestensteuerung transformieren Büroraum und Werkbank.
Ein Grund für die Digitalisierung analoger Inhalte ist die Langzeitarchivierung. Analoge Inhalte verlieren mit jedem Kopiervorgang an Qualität. Digitale Inhalte bestehen hingegen aus diskreten Werten, die entweder lesbar und damit dem digitalen Original gleichwertig sind, oder nicht mehr lesbar sind, was durch redundante Abspeicherung der Inhalte beziehungsweise Fehlerkorrekturalgorithmen verhindert wird. Der Platzbedarf zur Speicherung ist deutlich geringer als der bei physischer Lagerung.
In den betrieblichen Abläufen eines Unternehmens ermöglicht die Digitalisierung eine Effizienzsteigerung und damit eine Verbesserung ihrer Wirtschaftlichkeit. Der Grund hierfür ist, dass Betriebsabläufe durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können als dies ohne Digitalisierung möglich wäre. Es lassen sich beispielsweise Briefe, die Sie in physischer Form erhalten, einscannen und per E-Mail verteilen.
Diesen Effizienzsteigerungen stehen neben hohen Investitionen in zukünftige Technologien auch erhöhte Aufwendungen im Bereich der urheberrechtlichen Absicherung, der hohen Sicherheit der Datenübertragung und der großen Zuverlässigkeit der Computeranlagen entgegen.
Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen verschieben sich die Prozesse weg von der manuellen Erfassung hin zur automatischen Verarbeitung und führen dazu, dass frei werdende Zeiten für neue Geschäftsfelder, Problemlösungen oder die Konzentration auf Kernkompetenzen genutzt werden können.
In Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerbüro sind elektronisches Belegbuchen, elektronische Rechnungen, elektronischer Bescheid und Bescheidabgleich und Steuerkonto online bereits heute im Einsatz.
Zukünftig werden sich Arbeitsprozesse bei Ihnen, in Ihrem Steuerbüro wie auch in der Zusammenarbeit ändern. Beispielsweise bei der Bereitstellung der laufenden Belege. Werden bisher Pendelordner in Papier bspw. zu Beginn des folgenden Monats übergeben, vergeht bis zum Rücklauf und Klärung von Rückfragen ein nicht unerheblicher Zeitraum. Dadurch können erstellte Auswertungen bereits veraltet oder sogar unbrauchbar sein.
Hier können sie die elektronische Erfassung und Bereitstellung der Belege bei sich neu strukturieren und Ihrem Steuerbüro elektronisch zur Verfügung stellen. Originale verbleiben bei Ihnen und Ihre interne Ablagestruktur bleibt unverändert bzw. ein Umsortieren von Belegen entfällt. Die Bereitstellung an Ihr Steuerbüro kann in kürzeren Perioden erfolgen (wöchentlich/täglich) und erfolgt ohne Zeitverlust durch Transport. Dies ermöglicht Rückfragen und Auswertungen zeitnaher zur Verfügung zu stellen und unternehmerische Prozesse optimaler zu unterstützen.
Weitere Vorteile der digitalen Zusammenarbeit sind in der Anlagenbuchführung, in der Lohnbuchhaltung, im Mahnwesen oder sogar im Zahlungsverkehr sofort möglich.
Sollten Sie Fragen zur Einführung oder Optimierung von digitalen Geschäftsprozessen oder zum Ablauf haben, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
