Mehr Zeit im neuen Jahr?

Zeitmanagement – ein Wort, von dessen Inhalt man viel erwartet oder es kommt der Gedanke auf: bringt eh nichts…

Wir haben uns damit beschäftigt, unter anderem in einem Mitarbeiterseminar mit der Unterstützung der Firma topp-management aus Erfurt. Die von Frau Topp favorisierte ALPEN-Methode zum persönlichen Zeitmanagement, möchten wir hier kurz vorstellen.

Dies ist eine von vielen zum Teil neu entwickelten aber auch altbewährten Methoden, die näher zu betrachten sich lohnt: A – Aufgaben aufschreiben (auch die täglichen Routineaufgaben), L – Länge und Zeitspanne, P – Puffer einbauen, E – Entscheidungen treffen – Prioritäten setzen, N – Nachkontrolle.

Aber auch von anderen Seminaranbietern erhielten wir wertvolle Tipps, die wir gern weitergeben:

Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern: sofort ausführen – mehrfaches Verschieben dauert noch länger.

E-Mail-Posteingänge bewerten und gleich in Ordner sortieren: „Aktion“ (dauert länger als 2 Minuten), „Wartet“ (es fehlen noch weitere Informationen), „Info“ (Kopie oder was in Ruhe gelesen werden muss), „Archiv“ (es muss gar nichts gemacht werden)

Besprechungen effizient gestalten – durch eine effektivere Vorbereitung und Leitung von Sitzungen lassen sich bis zu 30 % Zeit einsparen: Themen vorab sammeln und Zeiten erfragen (dauert es doch länger, ggf. verschieben oder auf kleine Gruppen aufteilen), pünktlicher Beginn (ggf. benötigte Technik vorher aufbauen), Redezeiten einhalten (ggf. einen Zeitnehmer bestimmen)

Frageformulierungen überdenken: durch bestimmte Fragetechniken kommt man schneller an Antworten und Entscheidungen

Hinweisen möchten wir auch auf das Eisenhower-Modell: Aufgaben sortieren: A – wichtig und dringend, B – wichtig aber nicht dringend, C – nicht wichtig aber dringend, D – nicht wichtig und nicht dringend (= P wie Papierkorb)

Dass Multitasking eine Hilfe ist, schneller zu arbeiten, ist übrigens ein Trugschluss…

Wir möchten Sie ermuntern, sich die Zeit zu nehmen, Zeitfresser zu finden und neue Methoden auszuprobieren! Viel Erfolg – vielleicht ergibt sich ja ein neues Vorhaben für das neue Jahr!