Interne Kommunikation im Steuerbüro
Eine funktionierende interne Kommunikation ist Voraussetzung für teaminterne und teamübergreifende Arbeitsprozesse in einem Steuerbüro. Christian Ruschel, Steuerberater und Geschäftsführer bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit interner Kommunikation im Steuerbüro. Dieses Thema ist für Johannes Vogler, der gerade eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement absolviert, besonders spannend. Er sprach darüber mit Christian Ruschel:
Herr Ruschel, Sie sind das jüngste Mitglied der Geschäftsleitung. Erfahrungsgemäß hat eine jüngere Generation einen anderen Blickwinkel auf viele Bereiche des täglichen Lebens. Wie ist es bei Ihnen, gibt es interne Diskussionen oder was hat Sie das darauf aufmerksam gemacht, sich für eine besser interne Kommunikation stark zu machen?
Aufmerksam geworden bin ich auf das Thema durch Umfragen innerhalb der Mitarbeiter, die die Erreichbarkeit der Geschäftsleitung als hemmenden produktiven Faktor darstellten. Im ersten Moment war dieses Ergebnis ernüchternd, da meine Tür jedem offen steht und ich bei Fragen gerne weiterhelfe. Es herrschte also eine Abweichung von meiner Wahrnehmung zu der Wahrnehmung der Mitarbeiter.
Hierbei zeigte sich mir sehr deutlich, welchen zentralen Einfluss auf ein Unternehmen die interne Kommunikation hat. Dies betrifft vor allem den Informations- und Wissenstransfer, aber auch Beschwerdemanagement und Feedback zu erbrachten Leistungen sind hierbei inbegriffen.
Laut offizieller Definition ist interne Kommunikation die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe, Informationsverbreitung, Austausch sowie Motivation und Bindung.
Bereits die Definition macht klar, dass nicht nur das „mit-einander-Reden“ gemeint ist. Es geht vielmehr darum, dass das Reden auch zu organisieren ist. Gemeint sind damit Ansprechpartner, Meetingkultur, Vertreter, Wissensträger und vieles mehr.
Was möchten Sie mit einer besseren Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erreichen bzw. wo sehen Sie Defizite und wie möchten Sie denen entgegenwirken?
Bessere Kommunikation fängt schon bei der Anlernung von Auszubildenden oder der Einarbeitung von neuen Kollegen an. Hierbei ist nicht nur der effektive Wissenstransfer zum Aufbau von Qualität notwendig, sondern auch das Vermitteln des „Ruschel-Wir-Gefühls“ um Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen.
Defizite sehe ich vor allem im Umschalten von „Darüber-reden“ zur „Umsetzung“. Oftmals werden Probleme schnell erkannt und aufgezeigt, jedoch nicht als Herausforderung erkannt und nach Lösungen gesucht. Dabei kann dieses Problem bereits bei einem Kollegen im Nachbarzimmer gelöst worden sein.
Hierbei sind uns insbesondere die zweite Führungsebene und die Stabsstellen wichtig, um schnell und effektiv Herausforderungen und Lösungen zusammenzubringen.
Was erhoffen Sie sich für einen Mehrwert, aus diesen ganzen Maßnahmen?
Der Mehrwert ist sehr vielfältig und beschränkt sich nicht nur auf den reinen Wissenstransfer und dem Abbau von Wissensinseln, sondern soll sich auch auf die noch effektivere und schnelle Lösung von Herausforderungen, dem Beschleunigung von Arbeitsprozessen und vor allem auf das effektive Streuen von Innovationen auswirken.
