Entsendebescheinigungen bei Mitarbeitereinsatz im Ausland
Wird ein Mitarbeiter, der beispielsweise in Deutschland beschäftigt ist, vorübergehend für einen bestimmten Zeitraum in einem anderen, EU-Land oder in Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz tätig, ist eine Entsendebescheinigung (A1) erforderlich. Eine Entsendung liegt nicht nur dann vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen eines Projekts für ein Jahr ins Ausland geht. Auch kurzfristige Geschäftsreisen, Meetings, Workshops während der Dienstzeit im EU-Ausland erfordern nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen eine A1-Bescheinigung. Mit der A1-Bescheinigung wird die Sozialversicherungspflicht nach deutschen Rechtsvorschriften während eines Arbeitseinsatzes im Ausland nachgewiesen.
Hierfür muss im Voraus bei der Krankenkasse, beim Rentenversicherungsträger oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständiger Versorgungseinrichtungen ein elektronischer Antrag gestellt werden. Für jede Tätigkeit im Ausland ist die Bescheinigung neu zu beantragen. Eine Dauerbescheinigung bei mehreren kurzen Einsätzen ist nicht vorgesehen. Wenn bei dringenden kurzfristigen Einsätzen die Rückmeldung noch nicht vorliegt, kann auch eine Kopie des Antrages mit geführt werden.
Wenn Sie nicht selbst über die erforderliche Software verfügen, sind wir gern für Sie tätig und übermitteln den Antrag an die zuständige Stelle. Dafür benötigen wir folgende Angaben:
- betreffender Mitarbeiter,
- Ausübungsland und –ort,
- Zeitraum,
- Tätigkeit und
- einen Ansprechpartner vom Unternehmen.
Nach der elektronischen Rückmeldung, leiten wir diese Bescheinigung an unsere Mandanten weiter. Eine farbige Ausfertigung der Bescheinigung muss der jeweilige Mitarbeiter bei seiner Tätigkeit im Ausland dann mitführen.
Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt? Eine einheitliche Regelung gibt es für EU- Länder noch nicht. Einige Länder verhängen bei fehlenden A1-Bescheinigungen Bußgelder zwischen 1.000 EUR und 10.000 EUR – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter. Andere Länder verhängen zwar keine Bußgelder, wenn die A1-Bescheinigung fehlt, erheben aber für jeden Tag, an dem eine Tätigkeit ausgeübt wird, Sozialversicherungsbeiträge.
Wir empfehlen, die innerbetrieblichen Prozesse entsprechend anzupassen. Geschäftsführung und Mitarbeiter müssen informiert werden, das wenn eine Entsendung ansteht, und eine A1-Bescheinigung notwendig ist.
