Gemeinsame Vorschläge zur Elektronischen Archivierung

In einer gemeinsamen Erklärung haben am 18. März 2014 mehrere Wirtschaftsverbände (DIHK, ZDH u.a.) konkrete Vorschläge zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts vorgelegt. Dabei soll nicht nur der zunehmenden Digitalisierung Rechnung getragen, sondern vor allem eine Entlastung der Unternehmen vor aufwendigen und risikoreichen Beurteilungen gewährleistet werden. Von einem verstärkten IT-Einsatz würde jedoch auch die Finanzverwaltung profitieren, weil das Besteuerungsverfahren kosteneffizienter und weniger personalintensiv durchführt werden kann.

Die Modernisierungsvorschläge betreffen beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Bei dem überwiegenden Teil der kleinen und mittleren Unternehmen besteht noch Unsicherheit bei der praktischen Durchführung eines ersetzenden Scannens, d.h. bei der Vernichtung des Papierbelegs nach dem Scannen. Dies führt zu einer Verdoppelung des Arbeitsaufwandes, da sowohl die Papier- als auch die gescannten Belege aufbewahrt werden. In den geplanten GoBD sollte ggf. unter Verwendung von Beispielen klargestellt werden, in welchen Fällen der Papierbeleg nach dem Scanvorgang nicht vernichtet werden darf. Die Finanzverwaltung sollte in die Lage versetzt werden, auf Basis der vorhandenen Regelungen – unterstützt durch vor Ort Demonstrationen – verbindliche Genehmigungen zur Vernichtung der Papierrechnungen zu erteilen.

Mit dem Thema „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ befasst sich derzeit eine Arbeitsgruppe („Einfacher Steuern zahlen“), in der u.a. das BMF, BMWi, Destatis, Bundeskanzleramt Stabsstelle Bürokratieabbau und die Verbände vertreten sind. Die Ergebnisse der Studie von Destatis sollten als Basis für eine praxistaugliche Vereinfachung der Vorschriften über die elektronische Archivierung genutzt werden.

Quelle: DIHK