Leistungslexikon Betriebsprüfung im Unternehmen (Teil2)

Was bekommt der Betriebsprüfer alles zu sehen? Welche Daten darf er verlangen?

Der Prüfungsanordnung ist immer eine Anforderungsliste beigefügt. Daraus ergibt sich, was der Prüfer zu Beginn der Prüfung haben möchte. Hier die wesentlichen Positionen aus unseren Erfahrungen:

• die Daten aus der Finanzbuchführung in elektronischer Form (das Format heißt „GDPdU“ und kann mit jeder Buchführungssoftware erstellt werden)
• die elektronischen Daten aus Vorsystemen: elektronische Kassen, Warenwirtschaftssysteme, …
• alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Barbelege
• Kassenbücher, Kontounterlagen
• wesentliche Verträge: Miete, Leasing, Darlehen, Anstellungsverträge, bei Kapitalgesellschaften die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung, …
• Fahrtenbücher im Original

Wurde die Buchhaltung im Unternehmen, der Jahresabschluss aber durch uns erstellt, so stellen wir selbstverständlich die dazugehörigen Buchungen zur Verfügung.

Der Prüfer hat ein Recht auf die elektronischen Daten, auch auf die aus den Vorsystemen. Insbesondere dadurch werden die Prüfungen zum Teil erheblich verkürzt.

Wie geht es nun weiter? Wie können wir Sie unterstützen?

Wir wissen, dass jede Betriebsprüfung eine kritische Zeit darstellt. Deshalb werden wir Ihnen jetzt besonders zur Seite stehen.

Findet die Prüfung in Ihrem Unternehmen statt, so werden wir mit Ihnen ein Vorgepräch führen. Dabei besprechen wir den Ablauf, sichten mit Ihnen die Unterlagen und stimmen das Vorgehen ab. Belehren Sie alle Mitarbeiter, dass sie dem Betriebsprüfer keine Auskünfte geben, sie sind nicht dazu verpflichtet. Bestimmen Sie in Ihrem Unternehmen klare Ansprechpartner und regeln Sie die Klärung der Fragen. Wir empfehlen immer, dass der Prüfer seine Fragen schriftlich sammelt und am Ende des Tages zur Beantwortung übergibt. Lassen Sie uns die Fragen zukommen, um Ihnen für die Beantwortung die notwendigen Hinweise geben zu können.

Sollte es möglich sein, dass die Prüfung in unseren Räumen stattfinden kann, dann überlassen Sie uns für den Prüfungszeitraum alle relevanten Unterlagen nach dem Vorgespräch. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht direkt mit „heiklen“ Fragen konfrontiert werden und auch Zeit sparen, die Sie produktiver einsetzen können. Wir werden Sie über wichtige Ermittlungen und Feststellungen des Prüfers telefonisch auf dem Laufenden halten. Es ist aber damit zu rechnen, dass wir öfter Rückfragen an Sie haben werden. Wir selbst werden alle Anstrengungen unternehmen, um für ein positives Klima während der Betriebsprüfung zu sorgen.

Helfen bitte auch Sie mit, ein freundliches und sachliches Klima mit dem Betriebsprüfer zu finden. Aus seiner Sicht kommt der Prüfer einem gesetzlichen Auftrag nach, er tut seine Pflicht. Sollte der Prüfer hingegen unzumutbare Wünsche erheben, so werden wir mit aller Entschiedenheit für die Einhaltung eines fairen Verfahrens sorgen.

Am Ende Ihrer Betriebsprüfung findet eine Schlussbesprechung statt, in welcher der Prüfer Ihnen seine abschließenden Ermittlungsergebnisse mitteilt. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie uns zur Schlussbesprechung hinzuziehen, da wir in diesen Verhandlungen viel Erfahrung haben.

Sollte bei der Schlussbesprechung keine für Sie akzeptable Einigung erreicht werden und Sie meinen, der Betriebsprüfer ist mit seinen Ermittlungsergebnissen nicht im Recht, so gibt es die Möglichkeit einer Berufung.

Wir sind durch unsere jahrelange Erfahrung mit den verschiedensten Prüfungen vertraut und werden Sie kompetent mit unserem Wissen und Beistand unterstützen.

Teil 1 des Artikels finden Sie hier:
https://www.ruschel-blog.de/1267_leistungslexikon-betriebspruefung-teil-1