Leistungslexikon – Unterstützung bei der Lohnsteueraußenprüfung (Teil 1)

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Ob die Lohnsteuer richtig einbehalten wurde, kontrolliert das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteuer-außenprüfung. Diese findet regelmäßig statt und erstreckt sich auf die letzten vier Jahre.

Die Lohnsteueraußenprüfung soll grundsätzlich im Unternehmen stattfinden, da das Finanzamt davon ausgeht, dass dort die gesamten Unterlagen aufbewahrt werden und Zweifelsfragen somit direkt geklärt werden können. Für die Prüfungstage muss dem Prüfer ein Arbeitsplatz mit Stromanschluss für sein Notebook zur Verfügung gestellt werden. Wenn das Unternehmen nicht ausreichend Platz hat, kann die Prüfung auf schriftlichen bzw. telefonischen Antrag auch im Finanzamt oder in den Räumen des Steuerberaters stattfinden.

Die Prüfung muss nicht nur zu Gunsten, sondern kann auch zu Ungunsten des Finanzamts erfolgen. Während der Prüfung soll der Prüfer den Unternehmer laufend über eventuelle Beanstandungen informieren. Das ermöglicht es, direkt zu einzelnen Punkten Stellung zu nehmen.

Wie läuft nun eine Lohnsteueraußenprüfung ab?

Vor Prüfungsbeginn erhalten Sie bzw. wir (bei Vollmachtserteilung an uns) eine Prüfungsanordnung, aus der man die zu prüfenden Steuerarten und Zeiträume sowie den voraussichtlichen Prüfungsbeginn und den Namen des Lohnsteuer-Außenprüfers ersehen kann. In vielen Fällen setzt sich der Prüfer vor Beginn der Prüfung mit uns in Verbindung und vereinbart einen Termin. Dieser Termin lässt sich durchaus verschieben, wenn ein wichtiger Grund dafür vorliegt (zum Beispiel wenn Sie selbst oder die Mitarbeiter, die die Lohnabrechnungen erstellt, erkrankt oder im Urlaub sind).

Für sinnvoll halten wir in jedem Fall eine Vorbesprechung, bei der der zuständige Mitarbeiter unserer Steuerberatungsgesellschaft bzw. der mandatsverantwortliche Steuerberater mit dem Unternehmer organisatorische Fragen klärt.

Bei Prüfungsbeginn wird dann mit dem Lohnsteuer-Außenprüfer ein Gespräch geführt, um die Aufgaben der Arbeitnehmer darzustellen und auf Besonderheiten hinzuweisen. Dabei können auch Einzelheiten der Prüfung abgesprochen und abgestimmt werden.

Alle erforderlichen Unterlagen müssen dem Prüfer vorlegt werden. Neben den Lohnkonten und den weiteren Unterlagen der Lohnsteuer (Lohnsteuerkarten, Lohnbücher, Lohnjournale, Arbeitsverträge und sonstige Aufzeichnungen) muss auch gegebenenfalls die gesamte Buchführung mit den Belegen vorlegt werden. Vielfach werden Zahlungen an Arbeitnehmer nämlich nur dort erfasst. Hierdurch können geldwerte Vorteile und eventuell nicht versteuerte Sachverhalte ans Tageslicht kommen.

In der nächsten Ausgabe lesen im 2. Teil unseres Artikels mehr über die Prüfungsschwerpunkte und die Bedeutung der Schlussbesprechung.

Teil 2 ist jetzt online:
https://www.ruschel-blog.de/998_leistungslexikon-unterstuetzung-bei-der-lohnsteueraussenpruefung-teil-2