Steuerfreier Ersatz von Reisekosten

Bei betrieblich oder beruflich veranlassten Reisen schaut die Finanzverwaltung genau hin, welche Kosten steuerlich abzugsfähig sind und welche nicht. Deshalb widmet sich Steuerberaterin Annette Sachse dem Thema in dieser und der nächsten SteuerBar-Ausgabe in zwei gesonderten Artikeln.

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind Kosten, die so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Während die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden können, werden Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe bestimmter Pauschalen als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt.

Sollten die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt werden, verbleibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung. Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen – z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr u. ä. – nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten  oder auf seinem Fahrzeug tätig wird.

Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich nur eine erste Tätigkeitsstätte je Arbeitsverhältnis haben. Sowohl betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers als auch bei Dritten (z. B. Kunden) können erste Tätigkeitsstätte sein. Ein Homeoffice kann keine erste Tätigkeitsstätte sein, da bei diesem ein betrieblicher Bezug fehlt. Der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ wird gesetzlich definiert als „ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft geordnet ist“ (vgl. § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz). Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig durch arbeits- und dienstrechtliche Festlegung.

Von einer dauerhaften Zuordnung wird insbesondere ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Nur wenn eine solche Festlegung fehlt oder nicht eindeutig ist, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen, also ob der Arbeitnehmer typischerweise an einer bestimmten Einrichtung arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig werden soll. Im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend, also die Tätigkeitsstätte, die am nächsten zur Wohnung liegt. Die Zuordnung des Arbeitgebers ist jedoch immer vorrangig.

Auch Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch den Besuch einer auswärtigen Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte entstehen, sind nach Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen, wenn die Bildungsmaßnahme Ausfluss des bestehenden (Ausbildungs-) Dienstverhältnisses ist.

Teil 2 des Artikels lesen Sie hier:
Steuerfreier Ersatz von Reisekosten (Teil 2)